חברות, עסקים וארגונים יודעים כבר מזמן שמערכותERP הן חובה עסקית ממדרגה ראשונה כדי להתנהל בצורה יעילה ואפקטיבית יותר. גם עסקים קטנים שגדלו מעט מבינים שמערכת CRM בסיסית כבר לא תספיק עבורם והם חייבים לעבור אל מערכת ERP מורכבת ומקיפה יותר. בעולם הדינמי של היום זה כורח המציאות העסקית.
ניהול עסקים וארגונים הוא משימה מאתגרת של ממש. מדובר על עובדים רבים שיש לנהל במחלקות שונות, לתת מענה עסקי בתחומים רבים שחלקם משולבים יחדיו וחלקם עומדים בפני עצמם ולנהל מסעות שיווק ופרסום יעילות שיובילו ללידים, מכירות ועוד לקוחות. הקושי לנהל כל זאת ללא מערכת אחת גדולה ומרכזית הוא רב ולכן מערכות ERP כה חיוניות לכל ארגון או עסק שכזה.
מהי מערכת ERP?
מערכות ERP הפכו במילניום הנוכחי לכלי רב חשיבות עבור כל בעל עסק או ארגון רציני. המערכות הללו עוזרות באמצעות בינה מלאכותית עסקית לנהל את העסק בצורה יעילה ואפקטיבית יותר, להוציא דו"חות שימושיים לכל צורך של העסק ולנהל פרויקטים ותקשורת בין המחלקות השונות של העסק או הארגון בצורה הכי טובה שניתן.
כדי להבין טוב יותר מהי מערכת ERP נתייחס ליתרונות שיש לה להציע:
- ריכוזיות – ראשית כל המידע העסקי וכל הנתונים עוברים דרך מקום אחד ומרוכזים בו. הדבר מקל על האפשרות להוציא דו"חות עסקיים חיוניים וגם כדי לשלב נתונים ותקשורת בין מחלקות שונות במידת הצורך. הדבר מייעל משמעותית את כל הפעילות העסקית.
- יעילות – מערכת ERP היא מערכת עם מנגנון אוטומציה ויכולת למידה עצמית באמצעות אלגוריתמים מתקדמים. בדרך זאת התהליכים של העבודה הופכים יעילים ופרודוקטיביים יותר כל הזמן והדבר דוחף את הארגון כולו קדימה.
- לקוחות – מערכת ERP מאפשרת ניהול לידים בצורה יעילה יותר עם דגש על מתן מענה לכל ליד, ומעקב אחרי המענה שניתן, במטרה שיהפוך למכירה בפועל והעסק ירוויח עוד לקוח ועוד כסף כמובן. כמו כן המערכת מאפשרת ניהול חשבונות מול כל הלקוחות הללו כולל הוצאת חשבוניות וקבלות ווידאו תשלומים לעסק.
- אבטחת מידע – אחד הנושאים הרגישים ביותר בשנים האחרונות הוא אבטחת מידע של ארגונים ועסקים גדולים. פריצה למערכות של הגופים הללו או אפילו לחלקים של המערכות הקיימות הוא בבחינת אסון עבור הגוף הנפרץ. ריכוז כל המידע במקום אחד אליו נשאבים כל הנתונים מאפשר פיקוח, ניטור ובקרה טובים יותר ובדרך זאת מונעים זליגת מידע לגורמים לא רצויים.
- פרויקטים – יותר קל לנהל פרויקט בארגון כאשר כל המחלקות או העובדים שמעורבים בעניין מחוברים למערכת אחת ויכולים לדעת בכל שלב היכן הפרויקט עומד, מה מעכב אותו ומי אמור לקדם אותו לשלב הבא. בדרך זאת משיגים פרויקטים שעומדים בזמן שנקבע עבורם והם גם יוצאים לפועל בצורה יעילה יותר.
האם מערכת ERP היא מערכת CRM?
מערכת ERP כוללת בתוכה במרבית המקרים מערכת CRM אחת או יותר. זאת התשובה הטובה ביותר למי שלא מבדילים בין השניים. בעוד שמערכות CRM מעניקות בד"כ מענה מוגבל לארגון או סביב נושא אחד בלבד (לוגיסטיקה, שירות לקוחות, ניהול לידים וכו'), הרי שמערכות ERP כוללות זאת בתוכן ובנוסף לכך מביאות את היתרונות שלהם מבחינת בינה מלאכותית ואוטומציה אפקטיבית לכל עסק או ארגון שכזה.
המאמר נכתב בשיתוף עם פלטפורמת CNWD אשר מציעה מערכת ERPL – פלטפורמה מולטי דיסציפלינרית לתכנון משאבי הארגון.